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想有效防止采購過程中的暗箱操作?試試這幾招吧!

發(fā)布時(shí)間:2014/05/12 22:11:57  閱讀量:3471 次

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企業(yè)在采購的過程中,會面對很多的棘手問題,其中最難解決的就是暗箱操作。俗話說,“千里之堤,毀于蟻穴”,發(fā)生暗箱操作將會嚴(yán)重?fù)p害企業(yè)的利益,對企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展留下后患之憂。

暗箱操作將會一直伴隨著采購活動而存在,企業(yè)雖然不可能完全杜絕其現(xiàn)象的發(fā)生,但是可以采取措施減少此類現(xiàn)象的出現(xiàn)。

三統(tǒng)一分

“三統(tǒng)”是指所有外購材料要統(tǒng)一采購驗(yàn)收,統(tǒng)一審核結(jié)算,統(tǒng)一轉(zhuǎn)賬付款;“一分”則是指費(fèi)用要分開控制。材料和備品配件的采購要實(shí)行“三統(tǒng)一分”的管理機(jī)制。統(tǒng)一采購,統(tǒng)一管理,既保證需要,又避免漏洞;既保證質(zhì)量,又降低價(jià)格;既維護(hù)企業(yè)信譽(yù),又不至于上當(dāng)受騙。各部門和分廠要對費(fèi)用的超支負(fù)責(zé)并有權(quán)享受節(jié)約所帶來的收益,有權(quán)決定采購計(jì)劃和采購項(xiàng)目。這樣,物資采購管理部門和使用單位自然形成了一種以減少支出為基礎(chǔ)的相互制約的機(jī)制。

三分一統(tǒng)

“三分”是指三個(gè)分開,即市場采購權(quán)、價(jià)格控制權(quán)、質(zhì)量驗(yàn)收權(quán)要做到三權(quán)分離,各自負(fù)責(zé),互不越位?!耙唤y(tǒng)”,即合同的簽約特別是結(jié)算付款一律統(tǒng)一管理。物料管理人員、化驗(yàn)人員和財(cái)務(wù)人員都不能夠與客戶見面,實(shí)行嚴(yán)格的封閉式管理。財(cái)務(wù)部依據(jù)合同規(guī)定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn),對照化驗(yàn)單和數(shù)量測量結(jié)果,認(rèn)真核算后付款。這樣就可以形成一個(gè)以財(cái)務(wù)管理為核心,最終以降低成本為目的的制約機(jī)制。

三公開、兩必須

“三公開”是指采購品種、數(shù)量和質(zhì)量指標(biāo)公開,參與供貨的客戶和價(jià)格競爭程序公開,采購?fù)瓿珊蟮慕Y(jié)果公開;“兩必須”是指必須在貨比三家后采購,必須按程序、按法規(guī)要求簽訂采購合同。

五到位、一到底

所謂“五到位”是指所采購的每一筆物資都必須由五方的簽字,即只有采購人、驗(yàn)收人、證明人、批準(zhǔn)人、財(cái)務(wù)審查人都在憑證上簽字,才被視為手續(xù)齊全,才能報(bào)銷入賬?!耙坏降住本褪秦?fù)責(zé)到底,誰采購誰負(fù)責(zé)并且要一包到底,包括價(jià)格、質(zhì)量、使用效果等都要記錄在案,什么時(shí)候發(fā)現(xiàn)問題什么時(shí)候處罰。

全過程、全方位監(jiān)督制度

全過程監(jiān)督是指采購前、采購過程中和采購?fù)瓿珊蠖家斜O(jiān)督。從采購計(jì)劃的制訂開始,到采購物資使用的結(jié)束,共有九個(gè)需要進(jìn)行監(jiān)督的環(huán)節(jié),它們是計(jì)劃、審批、詢價(jià)、招標(biāo)、簽合同、驗(yàn)收、核算、付款、領(lǐng)用。

雖然每一個(gè)環(huán)節(jié)都有監(jiān)督,但重點(diǎn)在于制訂計(jì)劃、簽訂合同、質(zhì)量驗(yàn)收和結(jié)賬付款四個(gè)環(huán)節(jié)。計(jì)劃監(jiān)督主要是保證計(jì)劃的合理性和準(zhǔn)確性,使其按正常渠道進(jìn)行;合同監(jiān)督主要是其合法性和公平程度,保證合同的有效性;質(zhì)量監(jiān)督是保證驗(yàn)收過程不降低標(biāo)準(zhǔn),不弄虛作假,每一個(gè)入庫產(chǎn)品都符合買方要求;付款監(jiān)督是確保資金安全,所有付款操作都按程序、按合同履行。如果我們能夠把監(jiān)督貫穿于采購活動的全過程,就可以建立確保采購管理規(guī)范和保護(hù)企業(yè)利益的第二道防線。

所謂全方位的監(jiān)督,是指行政監(jiān)察、財(cái)務(wù)審計(jì)、制度考核三管齊下,方方面面沒有遺漏,形成嚴(yán)密的監(jiān)督網(wǎng)。

責(zé)任追究

監(jiān)督機(jī)制的生命在于責(zé)任追究,這一點(diǎn)尤其值得我們謹(jǐn)記。擁有嚴(yán)格完備的監(jiān)督機(jī)制而沒有相應(yīng)的懲罰措施,所有的努力都將化為泡影。因此監(jiān)督的關(guān)鍵還在于及時(shí)進(jìn)行的重罰??茖W(xué)、規(guī)范的采購機(jī)制,嚴(yán)格完備的采購控制不僅可以降低企業(yè)的物資采購價(jià)格、提高物資采購質(zhì)量,還可以保護(hù)采購人員不受外部利益的誘惑。

 

江蘇申凱包裝高新技術(shù)股份有限公司成立于2002年,公司注冊資本8000萬RMB,天交所上市企業(yè),,股權(quán)代碼000057,高新技術(shù)企業(yè),公司總投資超過2.1億RMB,擁有20000余平方米普包廠區(qū);擁有13000平方米的藥包廠區(qū), 11000平方米的辦公面積。公司擁有二位行業(yè)頂尖研發(fā)博士,每年新增超過100多個(gè)專利,專業(yè)生產(chǎn)食品包裝膜(袋)、藥用包裝膜(袋)、化工包裝膜(袋)、電子監(jiān)管碼防偽包裝等各類彩印復(fù)合包裝膜(袋)?,F(xiàn)位于無錫新區(qū)碩放中通路99號,毗鄰上海車程2小時(shí)內(nèi)。

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